WordPress

Положение о служебных командировках

Положение о служебных командировках - картинка 1
Предлагаем прочитать статью на тему : "Положение о служебных командировках" подготовленную опытными специалистами. Если у вас возникнут в процессе чтения вопросы, то задавайте их дежурному консультанту.

Положение о командировках: для чего необходимо, кто составляет, скачать образец 2019 года

Часто компании или предпринимателю для осуществления своей хозяйственной деятельности требуется направлять своих работников в другую местность для выполнения поставленных перед ними служебных заданий. Как это делать и как производить оформление данного мероприятия определяется на законодательном уровне. Рекомендуется каждому субъекту хозяйствования для регулирования данного вопроса также разрабатывать в организации Положение о командировках.

Для чего необходимо положение о командировках

Положение о служебных командировках - картинка 2Положение о служебных командировках представляет собой локальный документ нормативного характера, в котором определяются основные правила по оформлению и порядок направления в командировку сотрудников компании..

Данным документом законодательные нормы детализируются внутри компании, путем адаптации законодательства к особенности деятельности компании.

Главное требование, предъявляемое к этому положению, заключается в том, что его нормы не должны находиться в противоречии с норматива законодательства, и тем более ухудшать положение физлица, направленного в командировку, по сравнению со стандартами, определенными законами.

Данное правило требует серьезных затрат времени в условиях, когда численность работников значительна. Поэтому рекомендуется даже для предприятий малого бизнеса составлять положение о направлении работников в командировку.

Тогда в трудовых соглашениях, представители организации могут просто размещать ссылку к данному локальному документу.

Помимо этого Положение является одним из основополагающих документов при определении экономической целесообразности произведенных расходов и включении их в расчет базы по налогу на прибыль.

Кто составляет

Положение о командировках не относится к обязательным нормативным актам компании, которые обязательно должны присутствовать у нее. Все организации и предприниматели имеют право разрабатывать этот документ ориентируясь на потребности фирмы.

Если в организации не разрабатывается данный акт, его положения могут быть включены в Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор, Положение по оплате труда.

Нормативы законодательства определяют, что положения по регулированию направления в служебную поездку работников должны существовать, но не устанавливают в каком из существующих локальных актов.

Положения по командировкам желательно разрабатывать тем субъектам хозяйствования, которые довольно часто отправляют своих сотрудников в командировки. Тогда все необходимые нормы будут собраны в одном акте, что является очень удобным.

Положение о командировках образец 2019 скачать бесплатно

Файлы для скачивания:

Положение о служебных командировках - картинка 3Скачать образец положения о командировках, word.

Положение о служебных командировках - картинка 3Скачать образец листа ознакомления с локальным нормативным актом.

Что содержит документ

Рассмотрим подробнее какие вопросы включаются в Положение по командировкам.

Общие положения

Основным документом, который содержит основные правила и принципы оформления командировок, является положение №749. Потому в данном Положении лучше всего описать те моменты, которые прямо не оговорены и устанавливаются на усмотрение работодателей.

Например, будет ли считаться командировкой поездка надомного работника к своему работодателю, либо на основании каких условий однодневная поездка будет считаться командировкой.

Правило оформление командировок

Изменения в законодательных актах теперь не требуют, чтобы при отправлении в поездку на сотрудника были составлены служебное задание или командировочное удостоверение.

В настоящее время основным документом, который определяет служебные поездки, является приказ о командировке. Однако, если компания будет продолжать использование указанных бланков, то это необходимо зафиксировать в данном разделе.

Здесь же можно указать, допустимо ли производить продление поездки, либо, наоборот, сокращение ее срока — нужно описать при каких условиях это можно сделать, и как оформить документально.

Еще один момент, который можно включить в этот раздел — на каких условиях командированного работника можно привлечь к выполнению обязанностей в выходной день.

Компенсации и гарантии командируемым сотрудникам

Субъект бизнеса имеет право сам закрепить, какие именно расходы будут возмещаться после возвращения сотрудника из служебной поездки. Также здесь необходимо указать, каким образом работник должен подтвердить, что расходы были правомочны.

Компания может для разных должностей закреплять разные размеры оплачиваемых расходов.

В данном разделе можно описать следующие моменты:

  1. Какой тип транспорта сотрудники разных должностей могут использовать, чтобы добраться до места командировки и уехать из него;
  2. В каких условиях работник может пользоваться авиатранспортом;
  3. Какая может быть максимальная сумма оплаты за жилье в сутки (этот показатель можно устанавливать для каждой должности отдельно);
  4. Работники на каких должностях могут пользоваться услугами повышенной комфортности — перелет бизнес-классом, люкс-номера в гостинице и т. д.
  5. Может ли работник использовать в служебной поездке личный транспорт и как будет производиться компенсация расходов;
  6. Можно ли использовать такси в служебных поездках;
  7. Какие документы принимаются для отчета по каждому виду произведенных расходов.

В этом же разделе можно описать сумму суточных, которая будет выделяться для сотрудников разных должностей. Допускается установить разные суточные для дальних поездок и на ближние расстояния.

Порядок выдачи денег подотчет, отчет о командировке

Такой раздел нужно обязательно включать в положение, поскольку именно в нем будет указываться каким образом сотрудники могут получать деньги подотчет, а затем как именно они должны отчитаться о понесенных расходах.

В разделе оговариваются следующие моменты:

  • В какое время работник, который едет в служебную командировку, должен получить средства подотчет;
  • Каким именно образом и за какой промежуток времени после возвращения из поездки работник должен оформить отчет по помеченным во время нее расходам.

Порядок утверждения

Положение по командировкам относится к числу внутренних нормативных актов компании. Поэтому, оно не закреплено как обязательное к применению. Но если субъект бизнеса принимает решение об использовании данного документа, необходимо соблюдать строгую процедуру по вводе его в действие.

Если в компании есть сформированный орган профсоюза, то проект положения необходимо обязательно отправить туда для проведения согласования. Если же органа такого нет — то данный шаг пропускается.

Затем документ требуется ввести в действие.

Это можно осуществить одним из следующих способов:

  1. На Положении проставляется гриф «Утверждаю» с отметкой руководящего лица. Если согласование документа производилось с иными должностными лицами, то тогда нужно предусмотреть аналогичные графы и для них.
  2. Составляется специальный распорядительный акт – приказ об утверждении положения о командировках. В нем обычно описывается при наступлении каких условий либо какой даты данное положение начинает действовать. На обложке документа тогда необходимо поставить гриф «Утверждено» и вписать информацию о приказе, которым он был принят.

http://litebuh.ru/dokumenty/polozhenie-o-komandirovkah.html

Положение о командировках в 2019-2020 году: образец для ООО

Такое положение обязательно?

Положение о командировках в 2019-2020 году относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

Положение о командировках фиксирует в себе множество различных факторов, например:

  • виды командировок (по России или за ее пределы);
  • характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень);
  • используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Таким образом, в Положении о служебных командировках прописывают особенности служебных командировок в организации. Иметь ли такой документа в компании? Да, если работники ездят в командировки.

Образец на 2019-2020 год

Положение о служебных командировках 2019-2020 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Также можем предложить и другие формулировки для такого документа:

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и определяет особенности порядка направления в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств работников ООО «ХХХ» (далее – Организация).

1.2. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя Организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

1.3. Настоящее Положение распространяется на всех работников Организации, включая директора.

[1]

1.4. К служебным командировкам не относятся:

  • служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;
  • выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);
  • поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

2. Срок и режим командировки

2.1. Срок командировки работников определяется решением руководителя организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

2.2. Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.

Служебную записку работник по возвращении из командировки представляет работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

2.3. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

2.4. Явка работника на работу в день выезда в командировку или в день приезда из командировки решается по договоренности с директором Организации.

2.5. В период командировки сотрудник работает по своему графику по основной работе, ПВТР принимающей организации на него не распространяются.

[3]

2.6. В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах работодателя.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих государственных (муниципальных) либо иных медицинских организаций, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного местожительства.

3. Документальное оформление служебной командировки

3.1. Основанием для направления работника в служебную командировку является решение о направлении в командировку, оформляемое в произвольном виде.

Больше материалов по данной теме есть в Консультант Плюс.

Положение о командировках образца 2020 года может включать в себя, в частности, следующие разделы:

  • общие положения;
  • порядок направления работников в служебные командировки;
  • срок служебной командировки;
  • продление срока служебной командировки;
  • отзыв работника из служебной командировки;
  • гарантии работнику при направлении в служебную командировку;
  • размеры, порядок и срок возмещения работнику расходов, связанных со служебными командировками.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

http://buhguru.com/spravka-info/polozhenie-o-komandirovkah-v-2019-godu-obrazets-dlya-ooo.html

Как составить положение о командировках

Положение по командировкам — это локальный нормативный акт организации, в котором содержатся все правила направления в служебную поездку, принятые именно в организации. Обязательно ли оно, нужно ли его пересматривать в связи с принятием новых законов и каков лимит расчета суточных? Какие дополнительные издержки несет компания при командировании работников?

Для чего нужно положение

Такой локальный нормативный акт организации, как положение о направлении в командировку, является необязательным. Оно нужнее для урегулирования отношений между компанией, командируемым и отделами, которые причастны к оформлению и расчету затрат на служебную поездку. То есть отдельно разрабатывать регламент по командировкам как локальный акт необязательно, допустимо включить нормы о служебных поездках, например, в правила внутреннего трудового распорядка, а суточные лимиты утвердить приказом. Об этом идет речь в статье 168 Трудового кодекса, но мы все же остановимся подробнее на разработке такого локального акта, так как его наличие делает оформление поездок более простым и удобным.

Что такое командировка

Разберемся, как определяется этот термин в Трудовом кодексе РФ. Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности (часть 1 ст. 166 ТК РФ). Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя с выдачей служебного задания. Если сотрудник занимает должность, которая подразумевает постоянное выполнение трудовых обязанностей в отъезде, это не служебная поездка (это разъездная работа). На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата.

Может ли работник отказаться от поездки

По общему правилу, трудовое законодательство (ст. 166 ТК РФ) не обязывает спрашивать у сотрудника согласие на любую командировку (по России или за рубеж). Но ТК РФ установлен ряд ограничений для отдельных категорий работников.

Нельзя отправлять в командировку:

  • женщин в период беременности;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет (исключение — творческая деятельность);
  • лиц с инвалидностью, если поездка прерывает реабилитационные мероприятия;
  • трудящихся, с которыми заключен ученический договор;
  • зарегистрированного кандидата во время проведения выборов.

Также существует перечень граждан, служебная поездка для которых допустима только при вручении уведомления-направления и с их письменного согласия. Если сотрудник, которого разрешается направить в служебную поездку только с его письменного согласия, отказывается, то командировать его принудительно нельзя. Также у работника могут появиться веские основания для переноса или даже отмены поездки, тогда руководитель вправе отменить распоряжение. Но это уже право руководителя, а не обязанность.

Разрабатываем положение на 2020 год

Практически все нюансы направления работника в служебную поездку содержит правительственное постановление 749 о командировках с изменениями 2020 года от 13.10.2008. Кардинальные изменения в сторону упрощения оформления этого рабочего момента вносились в законодательство в 2015 году, когда законодатель упразднил обязательность оформления командировочных удостоверений и служебных заданий. Хотя многие организации и предприятия и по сей день используют эти формы при направлении работника в командировку, скорее, для удобства ведения внутренней отчетности, тем более что документы, наряду с приказом о направлении в командировку, автоматически формируются из программ кадрового учета.

Для разработки актуального локального акта используйте пример положения о командировках 2020, но учтите, что образец внутреннего документа другого предприятия содержит индивидуальные особенности, ограниченные или расширенные права. При разработке локальных актов необходимо обращаться к первоисточнику — в нашем случае возьмите за основу правительственное постановление № 749.

Положение о служебных командировках - картинка 5

Обычно положение состоит из нескольких разделов и является достаточно объемным документом. В частности, учитывают:

  • общие положения;
  • порядок направления работников в служебные поездки;
  • лимит сроков такой поездки;
  • правила продления срока;
  • случаи отзыва командированного работника;
  • гарантии при направлении в командировку;
  • размеры и порядок возмещения командировочных расходов.

В каждом из этих разделов важно учесть все нюансы. Например, положение для бюджетного учреждения может начинаться так:

Положение о служебных командировках - картинка 6

Из этого образца видно, что утверждает положение руководитель организации: предусмотрено поле для его личной подписи и даты утверждения. Одним из основных разделов этого локального акта является раздел о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную поездку. В нем желательно сразу прописать такое правило:

Командированный работник в течение 3 рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных средств.

Кроме того, при составлении положения обязательно конкретизируют статьи командировочных трат, которые организация готова компенсировать сотруднику. Например:

ООО «PPT.ru» возмещает командированным работникам затраты на питание в размере не более 1 тысячи (1000) рублей в сутки.

Положение о служебных командировках - картинка 7

Кто разрабатывает положение о командировках

Утверждает локальный акт руководитель, а вот к его разработке привлекают нескольких сотрудников одновременно:

  • специалист отдела кадров пропишет основные организационные моменты;
  • главбух внесет в документ пункты, касающиеся оплаты;
  • юрист проверит положение на соответствие действующему законодательству.

Для внесения в документ отдельных аспектов привлекают и иных специалистов.

Изменения в законодательстве

В связи с изменениями в законодательстве работодателю необходимо своевременно пересматривать локальные нормативные акты, в том числе положение о направлении в служебные поездки. Целью пересмотра может быть сокращение дополнительных финансовых нагрузок на бизнес в ситуации, когда государство принимает законы, ведущие к увеличению налоговых отчислений и страховых взносов в соответствующие фонды.

С 2017 года Федеральным законом № 243 ФЗ от 03.07.2016 установлены лимиты суточных при командировании работника, в пределах которых страховые взносы не уплачиваются, при превышении лимитов страховые взносы необходимо платить на сумму превышения. Норма была введена по аналогии с уплатой НДФЛ на суточные, которая действует с 01.01.2008. Причем законодатель до сих пор не изменил в сторону увеличения размеры суточных, которые не облагаются налогом и страховыми взносами.

Устанавливаем лимиты суточных

Если работодатель стремится сэкономить на суточных, в положение о командировочных расходах 2020 или о командировках он вписывает лимиты выплаты суточных, в соответствии с Налоговым кодексом РФ, в рамках сумм, не входящих в налогооблагаемую базу:

  • 700 рублей в день — по территории России;
  • 2500 рублей в день — за пределами страны.

При установлении лимитов суточных работодатель вправе руководствоваться рыночной ситуацией, иначе излишняя экономия демотивирует работников, которые, отправившись выполнять задание руководства в другом городе или другой стране, должны оперативно решать служебные задачи, тем более многие работники относятся к таким поездкам негативно.

Нередко компании дифференцируют лимиты по должностям и месту командирования. То есть для руководящего состава устанавливаются более высокая компенсация, чем для рядовых сотрудников. То же самое относится к месту назначения: если компания региональная, то командировка, например в Москву, более затратна, чем в маленький населенный пункт. Компания вправе указать в положении любой размер суточных, так как максимальный предел законодательством не ограничен. Необходимо только помнить, что придется уплатить соответствующие налоги и взносы.

Может ли работник поехать в командировку на такси?

Минфин в своем письме от 25.03.2020 N 03-03-07/23568 разъяснил, что расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов. Нужно только, чтобы работник предоставил подтверждение расходов — принес квитанцию по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.

Командировка в выходной день

Если работник отправляется в служебную поездку, например, в субботу или воскресенье, чтобы приступить к работе в понедельник, то, как напомнил Минтруд в своем письме от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415, выходные дни оплачиваются в двойном размере (или компенсируются предоставлением дополнительного выходного — тогда оплата не превысит стандартного размера среднего заработка). То же касается и дней обратной дороги, выпавших на выходные.

Как работнику отчитаться о результатах

По результатам поездки командированный составляет и передает начальству отчет о выполнении задания, на основании которого руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые следовало решить. Работнику составление отчета позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки. Кроме отчета, командированный передает в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (о произведенных расходах);
  • квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
  • командировочное удостоверение (если оно выдавалось).

http://ppt.ru/forms/komandirovka/polojenie

Разрабатываем положение о командировках

Автор: Ирина Атаманова, старший менеджер финансово-экономического отдела компании «ГЭНДАЛЬФ»

Отношения между работником и работодателем фиксируются с помощью законодательных актов, а также внутреннего положения о командировках в компании. Разбираем все по пунктам: что следует включить в документ и какие изменения последних лет предстоит учесть.

Зачем нужно внутреннее положение о командировках

Необходимость составления положения о командировках и введения в силу как внутреннего локального документа обусловлена рядом причин важных не только для работодателя, но и для командируемого сотрудника.

С точки зрения работодателя намного проще пользоваться одним единым документом, регламентирующим закрепление видов командировок, характер и величину возмещаемых расходов, специфику отчетности, а также действие различных служб при оформлении командировок и пр.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН.

С точки зрения работника или совместителя, который направлен в командировку, предоставляются сохранение места работы (должности), сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке, возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов на проезд, наем жилья, суточных и др.).

Для правильного составления положения о командировках необходимо ознакомиться со структурой разделов и выделить главные пункты, которые необходимо зафиксировать в положении.

Структура положения о командировках

Как правило структура положения о командировках включает типичные разделы, но существуют и дополнительные разделы, которые зависят от специфики деятельности того или иного предприятия.

Рассмотрим основные разделы:

порядок оформления служебной командировки;

порядок оплаты труда командированных расходов и гарантии при направлении в служебные командировки;

порядок предоставления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки;

иные пункты, в зависимости от специфики направления компании.

Общие положения:

Данный раздел является водным и содержит перечень основных понятий.

Здесь раскрываются понятие и виды служебных командировок, определяется круг лиц, на которых распространяется действие данного положения.

В трудовом законодательстве установлен запрет на направление в служебные командировки определенному перечню лиц: беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, и иные лица, указанные в ТК РФ.

В данном разделе также можно определить, какие поездки не считаются командировками, например:

служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы (т.е. в течение рабочего дня выезды к клиентам), если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;

поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к местожительству;

выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);

поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

Оформление служебной командировки

В данном разделе следует установить, какими документами оформляются командировки сотрудников. В компании могут использоваться не только унифицированные формы оформления командировки, но и неунифицированные, принятые в виде официального документооборота внутри компании. В таком случае необходимо зафиксировать в положении обязательные пункты, которые должны содержать:

ожидаемый результат командировки. Цель и результат необходимы работодателя для понимания целесообразности планируемой командировки;

способ поездки: каким видом транспорта планируется поездка (самолет, поезд, личный транспорт). Указывается, необходимо ли провести заказ и оплату билетов работодателем по безналичному расчету, или командируемый сотрудник будет производить оплату за наличный расчет. Если согласована поездка в командировку на личном автомобиле, то в этом случае прикладывается расчет затрат на ГСМ;

вид проживания: гостиница или съемная квартира;

[2]

срок командировки в соответствии с билетами (дата отправления и дата прибытия). Если конечная дата не известна, необходимо указать предполагаемую. Исходя из количества дней производится расчет суточных;

наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре с клиентом.

Также необходимо описать порядок документооборота, закрепить определенные обязанности по обработке документов за работниками разных административных служб предприятия.

Основанием для направления в командировку является письменное решение работодателя в виде приказа о направлении в командировку в соответствии с формой № Т-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Информация о командировании работника вносится в журнал внутрифирменного учета служебных командировок.

Необходимо заметить, что журналы регистрации командированных работников теперь необязательны. Однако работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

Важно учесть, что с 2015 г. вступили в силу изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Из текста Положения исключены понятия «командировочное удостоверение», «служебное задание» и «отчет о выполненной работе в командировке».

Это существенно упрощает порядок направления работника в командировку. Но многие работодатели придерживаются старого порядка, закрепив условия его применения в положении о служебных командировках.

Срок командировки

Срок командировки работников определяется решением работодателя с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

Если принято решение проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте (служебной машине), необходимо отразить данный факт в приказе о направлении в командировку. Это и будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

На работника, находящегося в командировке, распространяются режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, в которое он командирован.

Командировочные расходы

Работодателю необходимо определить и зафиксировать перечень и объем затрат, которые компания компенсирует командированному сотруднику.

Например, данный перечень может состоять из следующих расходов:

найма жилого помещения;

затраты на бензин, если командировка согласована на личном транспорте;

Важно обратить внимание, какие из расходов оплачиваются только при условии предоставления первичных документов, а какие — при их отсутствии.

После составления подобного перечня работодатель должен принять решение о размере возможной компенсации и способе ее выплаты, а также описать случаи при потере документов, подтверждающих расходы. Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице). Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы.

Необходимо особое внимание уделить закреплению в положении о командировках затратам по размеру суточных. Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере.

Также компенсация затрат, в которые входят и размер суточных, может быть установлена в одинаковом размере для всех сотрудников компании или возмещение сумм будет варьироваться в зависимости от занимаемой должности.

Например, в положении о командировках могут быть установлены следующее ранжирование размера суточных:

по Москве и Санкт-Петербургу:

Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 600 руб. в сутки;

Остальным сотрудникам – 500 руб. в сутки;

по остальным городам:

Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 500 руб. в сутки;

Остальным сотрудникам – 400 руб. в сутки.

Следует заметить, что для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

700 руб. — для командировок по территории России;

2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах (как в примере выше).

Однако ТК РФ не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении работников в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2017 г. предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Гарантии работодателей перед работниками

В положении о командировках необходимо зафиксировать гарантии работников при направлении в служебные командировки.

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку, а также во время нахождения работника в пути к месту командирования (из места командирования) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления работника-совместителя в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по их взаимному соглашению.

Рекомендуется выход сотрудника на работу в день отправления в командировку или прибытия из нее. Иное согласовывается с работодателем.

Отчет

В положении следует определить порядок и сроки представления отчетов о командировке.

Форма отчета командируемого о проделанной работе не регламентируется нормативными документами. Его содержание определяется исключительно спецификой деятельности предприятия и должностными обязанностями работника. Однако имеет смысл в положении привести образец такого отчета для командируемых сотрудников, иначе зафиксировать, что отчет составляется в произвольной форме.

По возвращению командируемый сотрудник обязан составить авансовый отчет в установленный срок. Этот документ является обязательным для заполнения.

Следует установить полномочия по заполнению и проверке отдельных разделов авансового отчета, требования к прилагаемым расходным документам, порядок выдачи перерасхода и возврата неиспользованного остатка денежных средств, выданных под отчет.

Например, в положении можно учесть специфику состава предоставления подтверждающих документов, а также конкретизировать по видам:

билеты на проезд, страховой полис и багажный билет, прилагаемые к билету. К электронному билету на самолет необходимо приложить посадочный талон. Посадочный талон не предоставляется в случае приобретения электронного ж/д билета. Если билет для сотрудника закупает сторонняя организация, предоставляется товарный чек с указанием стоимости билета и стоимости услуг посредника (сервисный сбор) и чек;

если проживание в гостинице оплачивалось сотрудником за наличные (либо оплачивал клиент), то необходимо предоставить чек. При отсутствии чека гостиница выписывает счет на бланке строгой отчетности;

чеки или подтверждения по другим расходам, установленным к возмещению действующим положением (бензин, Интернет, телефон, ГСМ, такси и пр.);

авансовый отчет в установленной форме.

В некоторых случаях для возмещения перерасхода от работника требуют письменное заявление. Если такой порядок практикуется, ему необходимо придать нормативную силу путем упоминания в Положении.

Например, если работник добирался до места командирования на личном транспорте, тогда по возвращении из командировки сотрудник представляет работодателю служебную записку, в ней указывается фактический срок пребывания в командировке и прилагает оправдательные документы, которые подтверждают использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

В противном случае дополнительные права возникают у предприятия. Ст.137 ТК РФ предусмотрено при несвоевременном возврате денежных средств удержание их из заработной платы работника с его письменного согласия. В Положении необходимо разработать механизм удержания, его сроки, письменного уведомления работника, а также утвердить форму документа-основания для удержания (приказ или распоряжение).

Дополнительные разделы

К дополнительным разделам можно отнести действие отдельных служб при оформлении командировки, права и обязанности командируемого сотрудника, виды взысканий за несвоевременное оформление документов или отсутствие оправдательных документов, заключительные положения и прочее.

http://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a60/921295.html

Литература

  1. Дмитриев, О. В. Экономическая преступность и противодействие ей в условиях рыночной системы хозяйствования / О.В. Дмитриев. — М.: ЮРИСТЪ, 2005. — 400 c.
  2. ашов, А. И. Правоведение. Учебник для вузов / А.И. Балашов, Г.П. Рудаков. — М.: Питер, 2015. — 544 c.
  3. Отсутствует Теория государства и права / Отсутствует. — М.: АСТ, 2012. — 127 c.
  4. Ивакина, Н.Н. Культура судебной речи / Н.Н. Ивакина. — М.: БЕК, 2017. — 334 c.
  5. Чернявский, А. Г. Теория государства и права в схемах. Учебное пособие / А.Г. Чернявский. — М.: КноРус, 2016. — 112 c.

Добавить комментарий

Мы в соцсетях

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях