WordPress

Журнал регистрации личных дел работников образец

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 1
Предлагаем прочитать статью на тему : "Журнал регистрации личных дел работников образец" подготовленную опытными специалистами. Если у вас возникнут в процессе чтения вопросы, то задавайте их дежурному консультанту.

Правила оформления журнала учета личных дел работников

Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании. Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале.

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 2

Личное дело: что туда входит

Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

  • заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
  • трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
    • кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
  • личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
  • автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
  • выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
  • дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
  • инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
  • рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
  • характеристики на работника;
  • дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
  • ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
  • информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
  • информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
  • прочие документы.

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.

В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:

  • Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 5наименование самого документа;
  • день, когда эта бумага была подшита в папку;
  • число листов, содержащихся в данном документе;
  • если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.

Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 6

Правила заполнения журнала

В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию:

  • номер записи по порядку;
  • регистрационный номер личного дела;
  • дату оформления личного дела;
  • фамилию, имя и отчество работника;
  • табельный номер;
  • место хранения личного дела;
  • дату закрытия ЛД;
  • причина закрытия ЛД;
  • дата сдачи в архив;
  • примечания.

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 7

Все эти сведения должны быть записаны аккуратным разборчивым почерком, по возможности необходимо обойтись без исправлений в словах, а также не допускать помарок. Цвет чернил для заполнения титульного листа может быть чёрным, синим либо фиолетовым.

После этого в папке идут уже непосредственно документы. Их подшивают после титульного листа ровно в той последовательности, которая соответствует времени их оформления либо предоставления сотрудником.

Личные дела всех работников сшиваются. Также требуются фиксировать их в специальном журнале, который создаётся с этой целью.

Требования к хранению документов

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 8Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же. Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают.

Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ. Перед заступлением на работу он проходит инструктаж. В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. Также его под роспись знакомят с Положением, в котором описывается обработка личных данных сотрудника, а также содержатся правила их защиты, а также правила ведения журнала учета личных дел сотрудника.

При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты. Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого, для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия. При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска.

Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.

Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников, которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом.

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 9Сам работник имеет свободный доступ к собственному делу. Ему для знакомства с ним не требуется ничья санкция. Он может получить его под роспись в любой день, когда ему это потребуется. Далее он может изучать его до завершения рабочего дня, после чего ему требуется вернуть дело в место хранения.

Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию. Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем. Когда же сотрудник уходит на пенсию, его дело через некоторое время отправляется из кадровой службы в архив. Для его хранения в кадровой службе предусмотрены следующие сроки: три года в общем случае и десять лет, если речь идёт о госслужащих.

Перед отправлением папки в архив её сшивают, присваивают ей номер и составляют описание.

Оформленное таким образом личное дело далее посылают в архив, в котором оно содержится 75 лет. Далее личные дела в общем случае уничтожаются.

Особые случаи — папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно.

В данном видео содержится информация о личных делах работников.

http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/zhurnal-ucheta-lichnyx-del.html

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 10Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 10

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

  • все сведения систематизированы;
  • поиск сведений занимает меньше времени;
  • такой формат удобен в применении;
  • защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

  • документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
  • место хранения — отдельное помещение;
  • бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
  • доступ третьих лиц исключается;
  • входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Кто ведет и где хранится

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 12

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

  1. Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
  2. Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 13

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 14

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию.

Образец заполнения

Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о:

  • дате формирования личного дела сотрудника;
  • Ф.И.О. работника;
  • номере по табелю;
  • должности в соответствии со штатным расписанием;
  • наименовании структурного подразделения;
  • информации о приказе о приеме на работу;
  • информации о распоряжении об увольнении с работы.

При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы.

http://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-oformlyaem-zhurnal-ucheta-lichnykh-del-rabotnikov

Правила ведения и заполнения журнала регистрации личных дел работников – образец для скачивания

Закон предусматривает право или обязанность разных категорий работодателей (государственных и частных) вести на каждого из своих сотрудников личное дело.

В досье сотрудника содержится основная информация о нем как о работнике с приложением документального подтверждения в виде копий удостоверения личности, трудовой книжки, трудовых наград и пр.

Личное дело содержит информацию, не подлежащую разглашению, и относится к документации с особыми условиями хранения.

С целью учета всех досье, а также для упрощения поиска необходимых сведений, на предприятии (в организации) заводятся журналы регистрации.

Нужно ли вести учет?

Законодатель предусмотрел обязательство по оформлению на каждого сотрудника личного дела исключительно для работодателей, отнесенных к государственной или муниципальной сфере.

Для работников, занятых на госслужбе, нормативно-правовыми актами зафиксирован перечень документации, которая содержится в досье, а также способы и условия его хранения.

В связи с удобством сбора сведений о сотрудниках путем ведения на каждого из штата трудящихся личного дела, такие документы используются и на предприятиях (в организациях) частного сектора.

Журнал регистрации дел трудящихся вносится в номенклатуру государственных структур в обязательном порядке, поскольку в указанных заведениях досье – обязательный элемент делопроизводства.

Компании частной принадлежности вправе заводить досье на своих трудящихся, а с целью удобства поиска необходимой информации и фиксации основных сведений о личном деле вести журналы их учета.

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 15Также законодатель закрепляет требование, что лицо, ответственное за оформление и ведение личного дела, обязуется ознакамливать с ним сотрудника, в отношении которого оно ведется, с перечнем документации и общей информации, которая содержится в досье.

Работник, пройдя процедуру такого ознакомления, обязан проставить подпись.

При наличии книги учета и регистрации – подпись проставляется именно в ней, а при отсутствии – в отдельном ознакомительном листе.

В связи со спецификой информации, которая содержится в досье работника (личные сведения, не подлежащие передаче третьим лицам), книга учета и регистрации личных дел также должна храниться в недоступном для посторонних лиц месте.

Как оформить правильно?

За оформление и ведение досье на работников предприятия отвечает лицо, назначенное как таковое приказом руководства компании.

Личное дело представлено набором документов, которые следует хранить в отдельной папке или файле. В обязательном порядке следует оформить обложку с нумерацией в соответствии с номенклатурой предприятия (организации), названием папки, а также ФИО трудящегося, на которого заводится дело.

Сотрудник, который назначен приказом руководства как ответственный за внесение ведомостей в личное дело, также отвечает и за ведение журнала их регистрации.

Законодатель не выдвигает особенных требований к представленной книге учета. Она может быть составлена в произвольном порядке, скачана из интернета или приобретена в отделе канцелярии.

Количество срок и граф также зависит от ведомостей, которые проставляются в соответствующем журнале.

Как правило, журнал учета содержит порядковые номера досье, ведомости, в отношении кого из работников заведено дело, год оформления (при увольнении трудящегося и год закрытия), количество листов содержания папки, информация об ознакомлении работника, в отношении которого ведется дело с проставлением подписи и даты ознакомления, а также подпись работника, ответственного за ведение личного дела.

Работодателям предоставляется возможность принимать решение о ведении журнала учета и регистрации досье на работников предприятия (организации) в электронной форме.

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 16В таком случае ознакомление трудящегося с ведомостями дела отмечается в отдельном листе ознакомления.

В рукописной книге сведения вносятся уполномоченным работником от руки, гелиевой или шариковой ручкой синего или черного цвета.

Ведомости, внесенные в журнал регистрации должны полностью соответствовать сведениям, содержащимся на обложке личного дела.

При внесении информации в книгу учета не допускается наличие ошибок, помарок или исправлений.

При внесении изменений в личное досье, они в обязательном порядке должны отображаться в указанном журнале.

Скачать бесплатно образец

Скачать образец журнала для учета и регистрации дел сотрудников – word.

Выводы

Для удобства использования информации и поиска необходимой документации, на предприятиях (в организациях) ведутся книги учета личных дел работников.

Представленные акты заполняются уполномоченными сотрудниками в соответствии с общими требованиями действующего законодательства и правилами делопроизводства.

http://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/priem-na-rabotu/dokum/zhurnal-lichnyh-del.html

Журнал регистрации личных дел работников: образец

Журнал регистрации личных дел работников образец

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 17

Похожие публикации

Журнал учета личных дел работников – образец систематизации документации кадрового назначения. Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником. Процедура ведения кадровыми службами личных дел является обязательной для государственных учреждений, другим категориям юридических лиц предоставлено право самостоятельно решать – нужен им такой вид кадрового учета или нет.

Журнал учета личных дел – правила оформления и заполнения

Процесс систематизации личных дел в журнале может быть осуществлен в нескольких вариантах:

  1. При помощи порядковой нумерации дел.
  2. С использованием алфавитного указателя.
  3. С разбивкой на структурные подразделения компании или категории должностей.

Ответственность за оформление личных дел и их регистрацию возлагается на кадровую службу или уполномоченного сотрудника, которому приказом руководителя вменены соответствующие обязанности. Журнал регистрации личных дел работников, образец которого на предприятиях может иметь индивидуально разработанные формы бланков, после внесения в него сведений подписывается ответственным лицом.

Фиксации в журнале подлежат все заводимые на учреждении личные дела. Заполнению подлежит каждая графа. При необходимости форму бланка можно видоизменять – вводить дополнительные ячейки для данных или убирать лишнюю информацию. Вносимые исправления отражаются в специальном поле – «Примечания». Все записи должны быть пронумерованы.

Журнал учета личных дел работников, образец его оформления, должен содержать сведения о:

[2]

  • порядковом номере производимой записи;
  • номере, присвоенному конкретному личному делу;
  • дате заведения указанного личного дела;
  • дате закрытия дела;
  • Ф.И.О. работника;
  • табельном номере рабочего;
  • при проставленной дате закрытия дела обязательно указывается причина этого действия;
  • местах нахождения дел;
  • дате сдачи дела в архив;
  • поле для примечаний.

В журнал регистрации личных дел работников предлагается вносить все дополнительные сведения о сотруднике в графу примечаний. Разрешается не только приобретать готовые бланки журнала, но и создавать их своими силами. Для этого потребуется сформировать титульный лист с табличной частью журнала для внесения данных о сотрудниках. После распечатки необходимого количества страниц они сшиваются с титульным листом и нумеруются. Обязательно концы шнуровочной нити склеиваются и скрепляются оттиском печати, в конце указывается ответственное лицо за ведение журнала.

Титульный лист должен содержать информацию о наименовании предприятия, дате открытия журнала и окончания его ведения. Все записи в графы журнала вносятся в хронологической последовательности. Цвет пасты может быть синим, черным или фиолетовым. Нельзя допускать в журнале помарок, подчисток. Все ошибки должны быть перечеркнуты и взяты в скобки, рядом производится запись правильных данных. Зачеркивать следует так, чтобы можно было разобрать, какое именно слово было написано ранее.

http://spmag.ru/articles/zhurnal-registracii-lichnyh-del-rabotnikov-obrazec

Журнал учета личных дел работников

Правила ведения и заполнения журнала регистрации личных дел работников – образец для скачивания

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 18Закон предусматривает право или обязанность разных категорий работодателей (государственных и частных) вести на каждого из своих сотрудников личное дело.

В досье сотрудника содержится основная информация о нем как о работнике с приложением документального подтверждения в виде копий удостоверения личности, трудовой книжки, трудовых наград и пр.

Личное дело содержит информацию, не подлежащую разглашению, и относится к документации с особыми условиями хранения.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 19+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

С целью учета всех досье, а также для упрощения поиска необходимых сведений, на предприятии (в организации) заводятся журналы регистрации.

Нужно ли вести учет?

Законодатель предусмотрел обязательство по оформлению на каждого сотрудника личного дела исключительно для работодателей, отнесенных к государственной или муниципальной сфере.

Для работников, занятых на госслужбе, нормативно-правовыми актами зафиксирован перечень документации, которая содержится в досье, а также способы и условия его хранения.

В связи с удобством сбора сведений о сотрудниках путем ведения на каждого из штата трудящихся личного дела, такие документы используются и на предприятиях (в организациях) частного сектора.

Журнал регистрации дел трудящихся вносится в номенклатуру государственных структур в обязательном порядке, поскольку в указанных заведениях досье – обязательный элемент делопроизводства.

Компании частной принадлежности вправе заводить досье на своих трудящихся, а с целью удобства поиска необходимой информации и фиксации основных сведений о личном деле вести журналы их учета.

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 15Также законодатель закрепляет требование, что лицо, ответственное за оформление и ведение личного дела, обязуется ознакамливать с ним сотрудника, в отношении которого оно ведется, с перечнем документации и общей информации, которая содержится в досье.

Работник, пройдя процедуру такого ознакомления, обязан проставить подпись.

При наличии книги учета и регистрации – подпись проставляется именно в ней, а при отсутствии – в отдельном ознакомительном листе.

В связи со спецификой информации, которая содержится в досье работника (личные сведения, не подлежащие передаче третьим лицам), книга учета и регистрации личных дел также должна храниться в недоступном для посторонних лиц месте.

Как оформить правильно?

За оформление и ведение досье на работников предприятия отвечает лицо, назначенное как таковое приказом руководства компании.

Личное дело представлено набором документов, которые следует хранить в отдельной папке или файле. В обязательном порядке следует оформить обложку с нумерацией в соответствии с номенклатурой предприятия (организации), названием папки, а также ФИО трудящегося, на которого заводится дело.

Сотрудник, который назначен приказом руководства как ответственный за внесение ведомостей в личное дело, также отвечает и за ведение журнала их регистрации.

Законодатель не выдвигает особенных требований к представленной книге учета. Она может быть составлена в произвольном порядке, скачана из интернета или приобретена в отделе канцелярии.

Количество срок и граф также зависит от ведомостей, которые проставляются в соответствующем журнале.

Как правило, журнал учета содержит порядковые номера досье, ведомости, в отношении кого из работников заведено дело, год оформления (при увольнении трудящегося и год закрытия), количество листов содержания папки, информация об ознакомлении работника, в отношении которого ведется дело с проставлением подписи и даты ознакомления, а также подпись работника, ответственного за ведение личного дела.

Работодателям предоставляется возможность принимать решение о ведении журнала учета и регистрации досье на работников предприятия (организации) в электронной форме.

[1]

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 16В таком случае ознакомление трудящегося с ведомостями дела отмечается в отдельном листе ознакомления.

В рукописной книге сведения вносятся уполномоченным работником от руки, гелиевой или шариковой ручкой синего или черного цвета.

Ведомости, внесенные в журнал регистрации должны полностью соответствовать сведениям, содержащимся на обложке личного дела.

При внесении информации в книгу учета не допускается наличие ошибок, помарок или исправлений.

При внесении изменений в личное досье, они в обязательном порядке должны отображаться в указанном журнале.

Скачать бесплатно образец

Скачать образец журнала для учета и регистрации дел сотрудников – word.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

  • все сведения систематизированы;
  • поиск сведений занимает меньше времени;
  • такой формат удобен в применении;
  • защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

  • документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
  • место хранения — отдельное помещение;
  • бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
  • доступ третьих лиц исключается;
  • входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

[3]

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 12

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

  1. Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
  2. Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 13

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Журнал регистрации личных дел работников образец - картинка 14

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию.

Чем предусмотрен и для чего нужен

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

  • вся информация систематизирована;
  • ее поиск занимает мало времени;
  • удобно в использовании;
  • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
  • в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

  • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
  • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
  • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
  • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

http://iiotconf.ru/zhurnal-ucheta-lichnyh-del-rabotnikov/

Литература

  1. Кутафин, О. Е. О. Е. Кутафин. Избранные труды. В 7 томах. Том 6. Субъекты конституционного права Российской Федерации как юридические и приравненные к ним лица / О.Е. Кутафин. — М.: Проспект, 2011. — 336 c.
  2. Правоведение для сельскохозяйственных и ветеринарных вузов. Учебник. — М.: Юрайт, 2015. — 524 c.
  3. Кутафин, О. Е. О. Е. Кутафин. Избранные труды. В 7 томах. Том 6. Субъекты конституционного права Российской Федерации как юридические и приравненные к ним лица / О.Е. Кутафин. — М.: Проспект, 2011. — 336 c.
  4. Теория государства и права. — М.: КноРус, 2012. — 400 c.
  5. Венгеров, А. Б. Теория государства и права / А.Б. Венгеров. — М.: Омега-Л, 2012. — 608 c.

Добавить комментарий

Мы в соцсетях

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях